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Neste capítulo veremos como
gerenciar volumes grandes de informação classificando,
filtrando, resumindo e analisando dados.
Vamos exemplificar o gerenciamento de dados
com os dados da planilha seguinte:
Figura 1
Planilha Preços de automóveis
No Excel não é preciso se preocupar com a
ordem que digitamos listas de dados. O Excel tem a ferramenta de
classificação para nos ajudar.
Vamos classificar a planilha Preços de
automóveis da seguinte maneira: vamos organizar os carros por
marca e por preço, começando pelo carro mais caro de cada marca.
Faça assim:
1.
Selecione o intervalo de dados dos preços
(A3:D20).
2.
No menu Dados
clique em Classificar...
Surgirá a caixa de diálogo Classificar.
3.
No campo Classificar por
selecione a coluna Marca e ordem crescente. Deste modo o
Excel vai reorganizar as linhas para que os carros da mesma marca
fiquem juntos.
4.
No campo Em seguida por
selecione a coluna Preço e ordem decrescente. Deste modo,
depois de organizar por marca o Excel vai organizar pelo preço,
começando pelo maior.
5.
Clique em OK.
Figura 2
Caixa de diálogo Classificar
Figura 3
Planilha Preços de automóveis classificada
A ferramenta de filtragem é boa para
selecionar dados numa lista grande. Filtrar é exibir dados que
atendem uma certa condição e ocultar os demais.
Vamos filtrar a planilha Preços de
automóveis da seguinte maneira: Vamos exibir apenas as linhas
dos carros da categoria Sedan. Faça assim:
1.
Selecione o intervalo de dados (A3:D20)
2.
No menu Dados
clique em Filtrar
e em AutoFiltro. Surgirão botões ao lado de
cada título de coluna.
3.
Clique no botão do título Categoria e
selecione a opção Sedan.
Pronto o Excel exibirá apenas as linhas
dos carros Sedan.
Figura 4
Planilha Preços de automóveis filtrada
Para exibir as linhas ocultas pela
filtragem clique no menu Dados, em Filtrar
e na opção Mostrar tudo.
Vamos fazer mais uma filtragem de modo
diferente. Vamos exibir apenas os carros que custam menos de R$
20.000,00. Faça assim:
1.
Clique no botão da coluna Preço.
2.
Escolha a opção Personalizar... Surgirá
a caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro.
3.
No primeiro campo selecione é menor do que
e no segundo campo digite 20.000,00
4.
Clique em OK.
Figura 5
Caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro
Figura 6
Planilha Preços de automóveis filtrada por preço
Para remover um filtro clique em Dados,
em Filtrar...
e desmarque a opção AutoFiltro.
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Os
textos da primeira linha da tabela são usados como rótulo
dos campos do formulário.
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Quando temos dados para digitar em listas
grandes, podemos recorrer à ajuda dos formulários do Excel.
Digitar dados num formulário muitas vezes é mais prático que
digitá-los diretamente na lista.
Antes de trabalhar com formulários vamos
entender os termos usados. Um formulário é uma caixa de diálogo
com vários campos. Cada campo representa uma coluna da lista. O
conjunto de todos os dados de uma linha da tabela compõe um
registro. Agora vamos exemplificar.
1.
Clique em alguma célula da lista de preços da
planilha Preços de automóveis.
2.
No menu Dados
clique em Formulário.
Surgirá um formulário na tela.
3.
Para incluir um registro no formulário clique
em Novo.
4.
Digite os dados nos campos do formulário. Para
passar de um campo a outro use a tecla TAB. No final da digitação
tecle ENTER. Os registros novos serão incluídos no final da
lista.
5.
Depois de digitar os novos registros clique em Fechar.
Figura 7
Formulário
O comando subtotais permite obter várias
informações de uma lista de dados. Vamos partir da planilha Preços
de automóveis. Com o comando subtotais podemos obter informações
como as seguintes:
§
Saber quantos carros de cada marca estão na tabela.
§
Saber o preço médio dos carros de cada categoria.
§
Saber o preço máximo dos carros de cada marca.
§
Saber o preço mínimo dos carros em cada categoria.
Vamos usar os subtotais para saber qual é
o preço médio dos carros em cada categoria. Faça assim:
1.
Selecione os dados da tabela e classifique-a
primeiro por categoria e depois por preço
decrescente. Caso não se lembre como fazer isso volte atrás no
item Classificação desta apostila.
2.
No menu Dados
escolha Subtotais...
Surgirá a caixa de diálogo Subtotais
3.
No campo A cada alteração
em
escolha Categoria.
4.
No campo Usar função
escolha média.
5.
Clique em OK.
Pronto. O Excel cria os subtotais para nós.
Figura 8
Planilha Preços de automóveis com subtotais
Para cancelar a exibição de subtotais
clique no menu Dados
e no comando Subtotais. Na caixa de diálogo,
clique no botão Remover todos.
A validação é um mecanismo que permite
controlar a digitação de dados. Podemos definir que alguns
valores não serão aceitos numa célula. Vamos a um exemplo:
Uma empresa atacadista de equipamentos de
Informática tira seus pedidos de compra no Excel. No pedido de
compra há uma tabela com as seguintes colunas: Quantidade,
produto, preço unitário e preço total.
Vamos criar uma validação de dados nas células da quantidade.
Queremos que sejam aceitos apenas números inteiros maiores que 3.
Isso porque 3 é o pedido mínimo aceito pela empresa e inteiros
porque não dá para cortar os equipamentos e vender em
pedacinhos.
Figura 9
Planilha Pedido de compra
Para criar uma validação de dados faça
assim:
1.
Selecione as células do item quantidade
(A4:A7).
2.
No menu Dados
escolha Validação...
Surgirá a caixa de diálogo Validação de dados.
3.
No campo Permitir
escolha Número inteiro.
4.
No campo Dados
escolha maior do que.
5.
No campo mínimo
digite 3.
6.
Na guia Mensagem
de entrada digite o título Quantidade e a mensagem
Mínimo 3.
7.
Na guia Alerta de erro
digite o título Quantidade e a mensagem
A quantidade mínima é 03.
8.
Clique em OK.
Figura 10 Caixa de diálogo validação de
dados
Pronto. O Excel não aceitará qualquer
valor na coluna das quantidades. Quando o usuário selecionar uma
célula receberá uma mensagem de entrada. Se o usuário tentar
digitar um valor inválido será avisado por uma caixa de alerta.
Figura 11
Mensagem de entrada
Figura 12
Alerta de validação
Para remover uma validação, primeiro
selecione as células. Em seguida clique no menu Dados e escolha Validação...
Na caixa de diálogo clique no botão Limpar tudo.
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