Depois de preparar o texto, inserir imagens, sons e vídeos na apresentação, é hora de planejar a exibição do seu trabalho. Quanto tempo cada slide ficará exposto? Na passagem de um slide para outro será usado algum efeito especial? O computador que será usado para a exibição tem o PowerPoint instalado? Como preparar a apresentação para uma viagem? Estes são os assuntos deste capítulo..

Usando anotações

Um dos modos de exibição do PowerPoint é o modo Anotações. Neste modo o slide é mostrado numa página com espaço reservado para anotações. Use este espaço para escrever suas anotações, que poderão ser impressas e utilizadas durante a apresentação.

O layout e a formatação das folhas de anotações pode ser configurado. Para isso, no menu Exibir, escolha Mestre e Anotações mestras. Neste modo você poderá editar o layout da folha de anotações.

Desfazer e repetir

Quando cometemos algum engano, ou queremos voltar atrás no que fizemos usamos o comando Desfazer. Para repetir nossa última ação usamos o comando Repetir. A maioria das ações do usuário pode ser desfeita ou repetida.

Para desfazer a sua última ação clique no menu Editar e no comando Desfazer.

Para repetir a sua última ação clique no menu Editar e no comando Repetir.

Localizar e substituir

Com os comandos Localizar e substituir podemos substituir palavras e vários outros itens da apresentação. São comandos úteis em trabalhos longos.

Substituir

Digamos que o usuário criou uma apresentação sobre Informática. No final do trabalho o autor conclui que é melhor usar Microsoft Office, em vez de Office. A substituição manual é muito trabalhosa, pois a apresentação é longa. Para automatizar a substituição fazemos o seguinte:

1.    No menu Editar clique em Substituir... Surgirá a caixa de diálogo Substituir.

2.    No campo Localizar digite a palavra que será buscada.

3.    No campo Substituir por digite a palavra que entrará no lugar da anterior.

4.    Para substituir apenas a primeira palavra encontrada clique em Substituir.

5.    Para substituir todas as ocorrências da palavra no documento clique em Substituir todas.

6.    Para voltar ao documento, clique em Cancelar.

Figura 1 Caixa de diálogo Substituir

Efeitos de transição

Durante uma apresentação, os slides são exibidos sucessivamente. Para dar mais vida à apresentação, na passagem de um slide para outro você pode usar um efeito de transição. Para adicionar um efeito ao slide faça o seguinte:

1.    No modo de slides, exiba o slide que receberá o efeito de transição.

2.    No menu Apresentações escolha Transição de slides... Surgirá o painel de tarefas com a página Transição de slides.

3.    Escolha um efeito. Ao clicar no nome do efeito você vê o exemplo do efeito no slide.

4.    Escolha a opção de velocidade para o slide: Lenta, Média ou Rápida.

5.    Escolha um som para associar ao efeito de transição. A opção outro som... permite definir um som que não está na lista.

6.    Escolha uma opção de avanço: ao clique do mouse ou após um determinado intervalo de tempo.

7.    Escolha Aplicar a todos se quiser o mesmo efeito em todos os slides, ou, Aplicar se quiser o efeito apenas no slide atual.

Figura 2 Painel de tarefas transição de slides

Esquema de animação

Num slide com vários parágrafos é possível fazer uma entrada gradual do texto na tela, parágrafo a parágrafo, com efeitos de animação. Suponhamos que o seu slide contenha a pergunta: ‘O que devemos fazer?’ e na seqüência venha uma lista de ações a tomar. Para dar mais impacto na apresentação você pode apresentar as ações gradualmente, uma a uma, usando a entrada gradual de texto. Faça assim:

1.    Selecione o slide que terá animação de texto.

2.    No menu Apresentações escolha Esquema de animação. Surgirá o Painel de tarefas com a página Esquemas de animação.

3.    Escolha um tipo de animação na lista.

4.    Para pré-visualizar o efeito, clique em Executar.

Figura 3 Painel de tarefas

Depois de definir um esquema de animação, você pode detalhar melhor como a animação vai acontecer. Faça assim:

Clique no menu Apresentações e em Personalizar animação. Surgirá o painel de tarefas com a página Personalizar animação.

Ajuste os recursos de animação como ordem de entrada, velocidade, direção, etc. Os ajustes são feitos imediatamente.

Controlando os tempos de exibição

Há dois modos de avançar para o slide seguinte: ao clique do mouse, ou automaticamente, após um intervalo de tempo. O avanço ao clique do mouse dá mais liberdade para o apresentador e o avanço automático é ideal para apresentações que rodam em quiosques.

Para configurar o modo de avanço de um slide faça o seguinte:

1.    No menu Apresentações escolha Transição de slides...

2.    No painel de tarefas tique na opção desejada. Há duas opções de avanço: Ao clicar com o mouse e Automaticamente após. As opções podem ser ticadas simultaneamente.

3.    Opcionalmente, você pode definir os avanços dos slides através do comando Testar intervalos do menu Apresentações. Escolhendo este comando a apresentação será iniciada com um cronômetro no canto da tela para você definir os intervalos enquanto observa os slides. Este modo de configuração é interessante, pois permite ao usuário simular as condições reais de apresentação.

Apresentações personalizadas

Em certas ocasiões você pode querer usar a mesma apresentação com dois públicos diferentes. Por exemplo: você vai divulgar um produto numa empresa. Terá que expor o produto, primeiro para o pessoal técnico e depois para a equipe financeira. Os interesses dos dois grupos são diferentes. O pessoal técnico não precisa conhecer os detalhes econômicos do produto, e o pessoal da área financeira não precisa conhecer os detalhes técnicos. Você pode criar duas apresentações personalizadas dentro da sua apresentação completa, uma para a equipe técnica e outra para a equipe financeira. Vejamos como:

1.    No menu Apresentações escolha Personalizar apresentacões...

2.    Na caixa de diálogo Apresentações personalizadas clique no botão Nova.

3.    Surgirá a caixa de diálogo Definir as apresentações personalizadas. Digite um nome para sua apresentação personalizada.

Figura 4 .  Caixa de dialogo Apresentações Personalizadas

Figura 5 . Caixa de Dialogo Definir as apresentações personalizadas

4.    Selecione os slides que serão apresentados usando o botão Adicionar. Quando todos os slides desejados estiverem na caixa Slides da apresentação personalizada, clique em OK.

5.    Para rodar uma apresentação personalizada clique no botão Mostrar, ou então, durante a apresentação clique na tela com o botão direito do mouse e escolha Ir para/Apresentação personalizada.

Slides ocultos

Alguns slides de sua apresentação podem ficar ocultos para serem exibidos só em caso de necessidade. Para ocultar um slide faça o seguinte:

No menu Apresentações escolha Ocultar slide. O slide atual ficará oculto durante a apresentação.

Se você quiser exibir um slide oculto durante a apresentação, clique com o botão direito do mouse sobre o slide imediatamente anterior. Escolha a opção Ir para/Slide oculto.

Botões de ação

Os botões de ação deixam sua apresentação mais interativa. Com eles você cria links que deixam a seqüência da apresentação menos rígida.

Basicamente, um botão de ação é um objeto que responde ao clique do mouse com uma ação. Há diversas ações que se pode associar a um botão. Por exemplo: ir para o início da apresentação, ir para o final da apresentação, ir para um slide específico, executar um clip, executar um programa, etc.

Para colocar um botão de ação no slide faça o seguinte:

1.    No menu Apresentações aponte sobre Botões de ação

2.    Escolha um botão com ação pré-definida ou, então, o botão Personalizar.

3.    Clique no slide para posicionar o botão. O botão surgirá e logo em seguida, teremos a caixa de diálogo Configurar ação.

Figura 6. Caixa de dialogo Configurar Ação

4.    Na caixa de diálogo Configurar ação você define as propriedades do botão. Depois de configurar as propriedades clique em OK.

5.    Durante a apresentação, clique no botão para executar a ação definida.

Navegador de slides

O Navegador de slides funciona como um índice que você pode usar durante uma apresentação se quiser ir para um slide específico. Para usá-lo faça assim:

1.    Durante a apresentação, clique com o botão direito do mouse.

2.    Escolha a opção Ir para e Navegador de slides.

3.    Selecione o slide que lhe interessa e clique no botão Ir para.

Figura 7 Navegador de slide

Registro de Reunião

É possível fazer anotações de reunião durante uma apresentação usando o Registro de reunião. Para usá-lo faça o seguinte:

1.    Durante a apresentação clique com o botão direito do mouse e escolha Registro de reunião.

2.    Surgirá a caixa de diálogo onde você pode digitar suas anotações de reunião.

3.    A guia Itens de ação permite definir tarefas, ações e compromissos.

4.    Uma das opções do Registro de reunião é o agendamento de compromissos. Basta clicar no botão Agendar... para acionar o programa de agenda configurado em seu computador. É provável que este programa seja o Outlook,. que faz parte do pacote Office.

Figura 8. Caixa de Registro de Reunião

Impressão

Você pode imprimir os slides de uma apresentação. Também pode imprimir folhetos com amostras dos slides, o conteúdo de suas anotações e o texto dos slides que aparece no modo tópicos.

Para imprimir faça o seguinte:

1.    No menu Arquivo escolha Imprimir...

2.    No campo Impressora/Nome selecione a impressora que você vai usar.

3.    No campo Intervalo de impressão defina que partes serão impressas: toda a apresentação, alguns slides ou o slide atual?

4.    No campo Imprimir defina o que será impresso: slides, folhetos, anotações ou a estrutura de tópicos?

5.    Defina os demais itens da caixa de diálogo e clique em OK.

Figura 9 . Caixa de Diálogo Imprimir